質量管理體系指的是在質量方面指揮和控制組織的管理體系。質量管理體系是組織內部建立的、為實現質量目標所必需的、系統(tǒng)的質量管理模式，是組織的一項戰(zhàn)略決策。質量管理體系對于很多人來說既復雜又熟悉，那么下面分享：質量體系新手如何快速入行？

01.

熟悉流程文件

企業(yè)的流程文件一般有以下四階：

質量手冊（一階）， 程序文件（工作流程類）（二階），指導書、作業(yè)規(guī)范類文件（三階），記錄類（四階）。

重點先看二階，先把整個公司的運作流程熟悉了再說。

熟悉完二階，再去看三階的。

公司的具體事務事情該怎么做（流程），做到什么程度（規(guī)范）在你心里要有一個大致的框架。

這么多資料當然不可能一下子都記到腦子里。

但是你必須在心里有一個印象，出現問題了之后，你們能第一時間找到相應的二階和三階文件查閱具體要求。

02.

熟悉公司的實際運作

可以對照二階、三階文件看實際的運作。

這么做可以加快你入職初期學習的效率。

正常情況下文件怎么規(guī)定實際的運作就要怎么做。

但是有很多公司里面不是這樣的，多少都會背離要求，按照標準里面有規(guī)定不執(zhí)行就是不符合項了。

但是這個時候不要傻傻的急著冒頭指責別人不按要求執(zhí)行，先了解情況再說。

在自己站穩(wěn)腳跟之前，低調學習。

但是不管怎么樣，碰到問題一定要先記錄下來。

在熟悉公司運作的時候別忘了最重要的人--你的上司。碰到疑問，要及時向他請教。

一定要珍惜你的新手期，過了這個新手保護期，你再去問一些公司基本運作的事情，會被貼上“混日子”，“啥都沒學會”等標簽。

03.

了解各部門負責人的做事方式

一定要清楚他們的避諱，如果可以，了解他們的喜好。

最好的方式是找人事主管聊天請教。

為了更好的開展工作，先熟悉各部門負責人的性格特點，你只要提出要求，人事主管必然會幫你。一開始就和各部門主管打好關系是后面工作能夠順利開展的前提。

04.

向各部門負責人請教

約在他們方便的時候找他們聊天。

請教他們工作流程方面的事情，然后前面發(fā)現的實際工作和規(guī)定要求不一致的地方，也要告訴他們。

問他們知不知道？為什么會存在這種現象。

很多前面碰到問題都能在這個環(huán)節(jié)得到解答。

第一步到第四步都是前期的學習和熟悉的部分，最好在一個月內能夠完成。向各部門主管請教這種拜碼頭、秀存在感的事情，最好在前兩周就能完成。在此期間，上司安排做什么，你就做什么。

接下來講講進入工作狀態(tài)該做什么？

05.

和上司明確你的工作職責要求

在新手期，上司安排你做的任何事情都有助于你快速融入工作環(huán)境。

但是要注意工作職責的界定，臨時指派給你的非職責范圍的工作不要一不小心成為你的專職。

如果你有多余的精力還好說，就怕真正忙起來了，這些工作甩不掉。

除了職責的界定，還要清楚上司對你職責范圍內的要求。

明確要求之后，你要先了解這么做的話需要什么樣的權限，需要哪些資源，適時的向上司提出資源需求。

質量體系專員這個職位很特殊，如果是有專門的體系部門，那崗位權限就很清楚。

但是沒有體系部門的公司就很多樣化了，有向質量經理匯報的，有向質量總監(jiān)、副總匯報的，甚至由直接向總經理匯報的。

有些歸質量部管，有些歸總經辦管。

所以正式開展工作前一定要先弄清楚公司對你這個崗位的定位。

如果要推動的事情超出你的權限范圍，一定要申請更高的權限。

06.

梳理工作計劃（年度、月度、周計劃）

01

年度計劃:每年的什么時候做什么事

如果過去就有，自然最好，如果沒有的話。一定要做一個出來。

什么時候內審、什么時候管理評審這是最基本的。

我喜歡按4M1E的方式展開，避免遺漏，我列舉的不一定全。

人：培訓計劃--年度就要定好

       崗位技能評定計劃--針對在職人員評估的

       。。。

機：設備維護保養(yǎng)計劃

       工裝維護保養(yǎng)計劃

       計量器具的第三方外部校準計劃

       。。。

料：供應商年度評鑒計劃

法：外審安排（去年什么時候審，今年就定在什么時候）

       內審計劃

       管理評審計劃

       過程審核計劃

       產品審核計劃

       不符合整改計劃

       年度新產品開發(fā)計劃

環(huán)：主要是安規(guī)類、環(huán)保類。

       消防演練安排

       產線區(qū)域劃分調整、維護安排

基本上相當于把每個部門的年度工作計劃整合成你的工作計劃。

這么做的目的是方便跟蹤，事情不是你來做，但是你要跟，有沒有違反質量體系的要求。

以上工作跟總經辦的內容是重合的，如果總經辦有做，那要過來補充就行，如果沒有，推動他們和你一起做。

這就是為什么有些公司把體系專員歸口到總經辦的原因。

02

月度計劃:把年度計劃分解成月度

年度計劃制定的時間是估算，那月度計劃的時間就應該是精確到天的。

每月的KPI績效（產銷量、不良率、設備維護保養(yǎng)情況質量成本核算等等）必須及時收集。

03

周計劃:自己的工作計劃

年度月度都是公司層面的計劃，是你需要去跟蹤執(zhí)行情況的。

而周計劃則是你自己要做的事。

工作計劃的制定很重要，“如果你沒有計劃，那你的時間都會被別人計劃掉”。

很多人入職時候很苦惱，明明不是我的工作職責，領導還要一直交給我來做。

那是因為領導眼中你是閑的。

尤其是體系專員，你的工作都是監(jiān)察類的，事情都是別人在做，貌似你什么都不用做。

一旦公司內部有事情忙不過來，第一時間就想到你。

所以養(yǎng)成計劃的習慣，每周上班第一件是把計劃發(fā)給你領導。

他再要安排工作的時候，就會好好的思量一番。

正常周計劃的工作量排到80%就可以，另外的20%預留給變化和領導的指派工作。

07.

日常的工作開展

開展工作的第一步，就是把去年的外審不符合項，客戶審廠的不符合項匯總出來。

逐項落實問題的整改完成情況，確保所有問題關閉，并證據充分。

接著就是每周都要確定各部門工作計劃的執(zhí)行情況，隨機抽查的方式，跟蹤執(zhí)行效果。

如果不符合要求，應該及時開出不符合項報告。

如果放任不管，問題會累計的越來越多。

如果所在公司是實打實的推行質量管理體系，那體系專員的工作量還是很大的。

80%的時間都要耗費在流程梳理和完善的工作上。

公司各方面運作良好無異常，那體系專員會相對輕松，這個時候就要有計劃的去逐部門的去審核他們的運作情況，對照流程規(guī)范和記錄表單，看有沒有問題。

等到外審了再去臨時去挑毛病補資料，很可能會到導致公司的運作受影響，如果是這樣的話，你就等著挨罵吧。

事實上公司運作是不可能不出現問題的，產品出現重大或頻次不良，生產到期交付付出來，設計的樣品不符合客戶要求被退回，幾乎所有的問題，歸根結底都是體系流程不嚴密，存在缺失。這個時候就要補充完善了。

這個過程對體系專業(yè)來說才是最煎熬的，尤其是職責不明確的時候，技術說這事該質量管，質量說該生產做，經常會鬧的不可開交。

要是碰到兩個部門負責人相互挑刺、掐架的時候，夾在中間是非常痛苦的。

這就是為什么要求體系專員要有良好的溝通協調能力，為什么要更高的授權。

很多公司由于資源配備不足，體系工作是脫離實際的，那作為體系專員的工作經歷更多的是耗費在文件資料的一致性上。

那日常的記錄審核就非常關鍵了。

脫離實際的情況下，很多員工都會忘了流程文件的規(guī)定是什么，做出來的記錄和要求是不相符的，所以除了記錄審查之外，還要不斷的給員工做培訓，客戶、審核機構來審核的時候要怎么來回答。

要提供什么樣的記錄表單。

雖然我一直不提倡這么做，但這是特定時期的特殊現象，一時半會是沒有辦法杜絕的。

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