1.審核前準備

在審核前最好向對方提供審核計劃（但與前面提到的審核計劃不是一回事，這是指對某個供應商的審核安排），讓供應商安排好相應的人，做好審核現(xiàn)場的接待工作。

在審核計劃中主要包含的信息有：時間、部門、關注的活動、相關人員等。

2.首次會議

一般來講在審核計劃中，都會有“首次會議”的要求。

我認為首次會議意義重大，因為參加者包括供應商的管理層、各個部門的負責人、現(xiàn)場協(xié)助引導人員等。它是審核組（員）與供應商關于本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動。

我建議在審核計劃中一定要標明被審核方的總經(jīng)理要出席，如果有事請要提前告知審核組。

我發(fā)現(xiàn)由于許多審核員沒有做過管理工作，或只做過基層管理者，他們沒有與總經(jīng)理打交道的經(jīng)驗，遇到后心里發(fā)怵。當對方提到總經(jīng)理有事參加不了首次會議時，自己往往如釋重負。殊不知質量管理屬于經(jīng)營戰(zhàn)略，是老板的事，而不是部門經(jīng)理的事情。

中國引進ISO9001差不多有20年，但為什么大多數(shù)企業(yè)沒有理解這個標準的精髓？

我認為主要是審核員的切入點讓老板們有一個錯覺：ISO9001就是為了拿到一張證書，而非提高管理效率的工具。

在質量體系推動方面，老板的權重最大，我用數(shù)字比喻為占50%以上。

因此，審核員一定要利用各種機會讓老板知道質量、食品安全管理體系的推動是他的事情，不是情誼贊助，而是身體力行參與落地。

會議內容

首次會議的時間控制在30分鐘左右，主角應該是審核組（員）而非供應商。

一般來講先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應商介紹各個部門負責人和公司基本情況。

3.現(xiàn)場參觀

首次會議結束，要有一個現(xiàn)場參觀，這個安排對整個審核的成功也是非常重要的。

1.現(xiàn)場參觀的兩個目的

目的1：管理細節(jié)

我一般安排的時間是1個小時甚至更長的時間，它的目的是對被審核現(xiàn)場有一個大致的了解。

我在首次會議上常常開玩笑地對老板說：“現(xiàn)場參觀完，審核就可以結束了?！?br style="margin: 0px; padding: 0px; outline: 0px; max-width: 100%; box-sizing: border-box; overflow-wrap: break-word !important;"/>

因為我選擇的地方都是老板很少光顧的，如門衛(wèi)、倉庫、污水站、垃圾房、維修間等，當看到這些現(xiàn)場的人員，工作狀態(tài)非常松懈的話，那生產(chǎn)車間管理的再好，我也給整體得分打個大折。

管理的細節(jié)不是在生產(chǎn)產(chǎn)品的車間，而是在門衛(wèi)、倉庫、維修間、鍋爐房、污水站等這些地方。

它們似乎與產(chǎn)品離著很遠，但管理活動的要求應該是一樣的。

目的2：設計的優(yōu)劣

另外由于食品安全與工程設計有極大的關系，它能夠體現(xiàn)一家企業(yè)對食品安全設計的理解，所以現(xiàn)場參觀的另外一個目的就是看看圍墻、門窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GMP要求。

在倉庫參觀的時候，可以看看到貨和發(fā)貨的情況，在庫房內可以找一個1周左右的產(chǎn)品做追溯演練。在現(xiàn)場走一圈也可以順便檢查了蟲害管理設施。

當由多人組成的審核小組時，現(xiàn)場參觀是唯一一次審核組對某一管理活動，發(fā)表各自意見的機會。這對統(tǒng)一審核思路、理清審核重點、做追溯信息的準備都有很大幫助。

2.現(xiàn)場參觀前的準備

現(xiàn)場參觀前要讓供應商提供四張圖：

1.工廠布局圖

2.蟲害布局圖

3.監(jiān)控設施布局圖

4.倉庫貨物布局圖

4.《供應商檢查表》的設計

為了提醒審核員在參觀時注意的事項，在《供應商檢查表》中對現(xiàn)場參觀的內容可以進行如下描述：

• 大門（人、物）出入登記管理：姓名、聯(lián)絡方式、車號； 

• 監(jiān)視探頭布局：關鍵區(qū)域（露天存放成品/原料、大門、成品庫門、原料庫門）；

• 廠區(qū)道路、草坪；

• 污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車間；蟲害控制：鼠站完好、誘餌缺失；

• 原料庫：蟲害管理、標識、燈、門、窗、溫濕 度、電線（無私拉）、遮光、禁用區(qū)；

• 冷庫：溫度記錄方式（手工、自動）；

• 成品庫：盡可能選擇一周左右生產(chǎn)的已放行產(chǎn)品，記錄產(chǎn)品名稱、規(guī)格、班次、批號、產(chǎn)品代號，物料管理用電子化（ERP）還是手工；

• 生產(chǎn)線（最好走參觀走廊）：更衣室/更衣柜、衛(wèi)生間、洗手設施。

5.審核小組的分工

如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。

注：A組只關注于追溯產(chǎn)品相關的所有信息，即已經(jīng)發(fā)生過的管理活動。

A組的審核路徑為：

1）在成品庫中選擇已放行的產(chǎn)品，對外包裝箱進行照相，記錄批號和數(shù)量。

2）將成品帶回辦公室讓供應商提供與此批號產(chǎn)品相關的所有信息。（見上）。

6.審核過程中的配合

在審核過程中，需要三組進行信息傳遞，如：

1.A組需要將部分信息傳遞給B組（體系文件）

• 可追溯信息的完整性與召回報告（證據(jù)對比）

• 成品、原料檢驗方法管理     

• 檢驗人員資質管理      

• 產(chǎn)品、原料技術規(guī)范管理        

• 記錄管理（CCP、清潔、產(chǎn)品檢驗、原料檢驗） 

• 環(huán)境監(jiān)控計劃        

• 糾正預防措施        

• 設備維修、保養(yǎng)計劃

2.C組需要將部分信息傳遞給B組（現(xiàn)場評估）

• 本批號成品所有原料是否有拒用？

• 原料倉庫的FIFO（先進先出）

• 臺賬與批號是否符合情況？

• 標識管理（批號、數(shù)量、入庫日期）

• 狀態(tài)管理（待檢、放行、拒用、銷毀）

6.審核原則

這樣的審核安排基于以下幾個原則：

• 所有管理活動已經(jīng)發(fā)生；

• 所有管理活動需要符合規(guī)范要求；

• 所有管理活動的信息不得缺失；

• 通過已經(jīng)實現(xiàn)的產(chǎn)品，連接起人、機、料、法、環(huán)的所有管理信息。

7.審核流程和重點

山東ISO9001認證，質量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動，可以通過一個已經(jīng)生產(chǎn)出來的產(chǎn)品進行追溯（如下圖）。

2.B組審核員的審核流程與重點

A組審核員在對信息的完整性進行確認時，B組審核員要求客戶提供與產(chǎn)品記錄或報告相關的管理依據(jù)。

邏輯是：

找產(chǎn)品 > 找記錄 > 找依據(jù) > 找疏漏 > 找問題 > 找風險

相對來講對B組審核員能力的要求要高一些，他（她）還要對幾個非常重要的報告進行確認和驗證：

01

如果在ISO9001（2000版）中，選出哪個條款最重要的話，那我就選“管理評審”。

先看一看參加管理評審的都是哪些人？

最高管理者、各個部門的一把手。

再看一看都討論哪些問題？

方針、目標、未來方向。

最后想一想管理評審輸出是什么？

分責任、分任務、分錢。

凡是與分錢相關的事，就是企業(yè)最大的事。有人可能說不對，分責任、分任務、定目標應該是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無米之炊，沒錢干個屁事。

所以當我看管理評審報告時，我先看看總經(jīng)理是否出席，然后看各位部門總監(jiān)都說了些什么問題，最后就是行動計劃是否有預算。

有些企業(yè)看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他（她）：凡是將管理評審作為認證活動而非經(jīng)營活動的企業(yè)，它所運行的管理體系本身就會給經(jīng)營帶來巨大風險。

就如同一個國家的人大會議，成為一出鬧劇時，這個國家一定處于極大的風險之中。

因此，幾頁紙的管理評審報告，已經(jīng)代表了這家企業(yè)的質量、食品安全管理體系的策劃、運行、檢查、改進的水平了。

老馬建議看管理評審報告不要只看當年的，一定要看過去三年的報告。做縱向比較，看這家供應商管理體系的發(fā)展歷程和轉折。

02

內審報告是管理評審報告的部分輸入。

但目前許多企業(yè)內審流于形式，審核員仍然處在“手中有劍，心中無劍”的水平。為管理層提供的報告，只是糾纏于某一個操作行為，而非對系統(tǒng)進行風險評估，這顯然是管理層不感興趣的問題。

如何改變這樣的局面？

可以在組織設計中進行策劃，讓各個部門的總監(jiān)成為內審員。每次審核的時候，由總監(jiān)擔任各個審核組的組長。

在審核中試圖拋開檢查表，到一個業(yè)務部門可以從這幾個問題問起。

• 為什么需要這個部門？

• 為什么需要這個崗位？

• 這個部門的主要業(yè)務流程是什么？

• 這個部門或崗位的主要責任是什么？

• 影響到你部門工作效率的原因是什么？

• 你與其他部門發(fā)生的主要沖突是什么？

• 你如何解決沖突并開始有實施計劃？

當你將這些問題告訴總經(jīng)理時，我猜想他會樂瘋了。因為這是他的痛點，是他天天睡不著覺的問題，如果你幫他想到了發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的方法，你還愁他不給你提職、漲工資嗎？

03

• HACCP計劃

• PRP目錄

• 蟲害管理程序

• 放行管理程序

• 不合格管理程序

• 糾正預防管理程序

• 投訴管理程序

• 追溯管理程序

• 召回管理程序

• 危機管理程序

• 實驗室管理程序

• 員工培訓管理程序

B組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時，需要提醒C組的審核員，協(xié)助在現(xiàn)場提供證據(jù)。

3.C組審核員的審核流程與重點

在現(xiàn)場執(zhí)行審核的C組審核員，主要是觀察現(xiàn)場的操作行為。

因為無論你文件寫的好壞，最重要的是現(xiàn)場表現(xiàn)如何?，F(xiàn)場執(zhí)行審核的人，只要記住五個字，就基本上不會抓瞎。

人：是否經(jīng)過充分的培訓才執(zhí)行生產(chǎn)任務
機：設備維修保養(yǎng)能否達到保證生產(chǎn)的目的
料：原料（產(chǎn)品）的管理狀態(tài)
法：方法是否能夠保證一線人員理解管理要求，并得到有效執(zhí)行
環(huán)：設施和周圍環(huán)境是否適于食品生產(chǎn)對衛(wèi)生的要求

三組審核員需要在末次會議之前，進行討論。

針對操作性問題，找流程本身的問題。如果解決了責任和方法，但仍然解決不了問題的重復發(fā)生，那可能就是制度問題了。而制度問題往往與機制設計相關，到這個層次基本上就能夠判斷企業(yè)的系統(tǒng)風險管理水平了。